إن كنتم شركة أو مؤسسة أو كياناً قائماً بذاته أو كنت شخصاً موظفاً أو طالبا فإنه قد تصادفك معاملات حكومية أو قانونية أو تسويقية، وتكون كثيرة ومجهدة تحتاج إلى وقت طويل، أو معقدة تحتاج إلى معرفة ممحصة، فتضطر من أجل كسب وقتك وتجويد معاملاتك إلى الاستعانة بمكتب تقديم خدمات عامة يلبي جميع متطلباتك، ثم تتفاجأ بكثرة المكاتب العامة في السوق، فتحتار أيها تختار، وتسند إليه القرار.
لذلك سنحرص في هذا المقال على توضيح شامل لكيفية اختيار مكتب خدمات عامة مناسب يلبي جميع احتياجاتك، بدءاً من تحديدها بدقة، وطرق البحث عن أفضل مكتب خدمات عامة يلبيها، وطريقة تشخيص هذه المكاتب والحكم عليها، إلى الأمور التي عليك أن تلمّ بها عند التعامل مع أيٍّ منها.
كيف تحدد احتياجاتك من اي مكتب خدمات عامة؟
عندما تحتار في تحديد احتياجاتك صنفها تحت ثلاثة أقسام:
- القسم الأول: توفير الوقت والمال.
- القسم الثاني: تحسين كفاءة العمل.
- القسم الثالث: التركيز على النمو والتوسع.
ثم حدد بدقة أكبر كل احتياج تحت هذه الأقسام، سواء أكان خدمات تعقيب، أو دوائر حكومية، أو توثيق عقود، أو خدمات مالية، أو أعمال حسابية، أو عقارية، أو تسويقية، وغيرها. وبعد ذلك حدد مقدارها وحجمها، وما تكلفه من وقت وجهد، ثم سجل كل ذلك على الورق، لتكون على وضوح تام ودقيق عند التفاوض مع المكتب.
وأبشرك أننا في مؤسسة تامن نقدر أهمية هذه الأمور لذا نتيح لك إمكانية الاجتماع بنا في مكتبنا أو نحن نجتمع بك شخصياً.
ومن المهم أيضاً أن تنظر إلى المدى البعيد وتسأل نفسك هل أنت بحاجة هذه الخدمة مرة واحدة أم بصفة دورية؟ والخبر المفرح لك أنه في حالة كنت تحتاج إلى أعمال بصفة دورية فإننا في تامن وفرنا لك باقات شهرية بأسعار تنافسية لا تثقل الجيب.
ما هي مقاييس اختيار مكتب خدمات عامة احترافي ؟
أثناء رحلتك في البحث عن مكتب خدمات مناسب لك، عليك أن تلمّ بالمعايير التي تفاضل بها وتختار على أساسها، وقد جمعنا لك 7 مقاييس تساعدك على ذلك:
- المقياس الأول: الخبرة والكفاءة. وهذا من أهم المقاييس، إذ به تحكم على المكتب وتطمأن له في أداء مهامك على أكمل وجه.
- المقياس الثاني: الاحترافية والتخطيط. تختلف المكاتب في كيفية تدبيرها للأعمال المتراكمة وعدم الإخلال بحق عميل على حساب آخر وخدمة الجميع بأفضل ما يكون. يمكنك معرفة ذلك بسؤال أهل الخبرة والاختصاص أو الاستفسار من العملاء السابقين لنفس المكتب.
- المقياس الثالث: تبني المعاملات النظامية. من المهم أن تحرص على اختيار مكتب لا يتعامل بمعملات غير نظامية مشبوهة، لتدرأ بنفسك عن العواقب والمساءلات القانونية.
- المقياس الرابع: حلول تقنية سهلة. مما يدل على ملاءمة مكتب الخدمات العامة أن يكون سيئاً في التعامل مع التقنية بكافة أنواعها وأشكالها.
- المقياس الخامس: سهولة الوصول إلى الموقع. في حال كانت معاملاتك تستوجب مراجعات متكررة للمكتب، من الضروري أن تتأكد من سهولة الوصول إلى المكتب من موقعك، ومدى مرونة أوقات دوام موظفيه.
- المقياس السادس: التكلفة والأسعار. هناك قاعدة تقول: إذا انخفض السعر قلت الجودة، وإذا زاد زادت الجودة. لكنّ هذا ليس على إطلاقه، فتقييم السعر يتم بعدة معايير منها: الخبرة والجودة، ومقدار توافد العملاء على المكتب وغير ذلك. ولكن في نهاية المطاف يرجع الأمر لميزانيتك التي حددتها مسبقاً ولتقييمك الخاص على هذا المكتب.
- المقياس السابع: التفاعل والتواصل. تأكد من أن المكتب الذي ستختاره سيتفاعل معك بانتظام ويرد على أسئلتك بلا كلل أو ملل أو تمطيط، ومن أنه سيبلغك بمراحل سير المهام، ويقدم تقارير دورية بالمستجدات حول ذلك.
- المقياس السابع: الخدمات المقدمة. تختلف المكاتب في تقديم الأنواع المختلفة من الخدمات، فبعضها يقتصر على جانب وتخصص معين دون آخر، ويأتي دورك قبل التعاقد مع المكتب في معرفة إمكانية تلبيته لجميع متطلباتك، وعدم الحاجة للجوء إلى مكتب آخر، إذ سيأخذ منك ذلك مالاً وجهداً كبيرين.
بشرى سارة بما أنك وصلت إلى هذا الحد من المقال، فاعلم أن مؤسسة تامن تتوفر فيها أفضل المعايير للمكتب المناسب لك، تواصل معنا واحجز استشارتك المجانية الآن.
كيف أبحث عن أفضل مكتب خدمات؟
يمكن أن نلخص كيفية البحث في 6 خطوات:
- الخطوة الأولى: ابحث في خرائط جوجل داخل مدينتك بعبارة مفتاحية مثل: “مكتب خدمات عامة”، فإن ذلك سيظهر أقرب المكاتب إليك وسيسهل لك الوصول إليها والتعامل معها كونها قريبة منك.
- الخطوة الثانية: ابحث عبر محركات البحث باستخدام نفس الكلمات المفتاحية السابقة.
- الخطوة الثالثة: ابحث في وسائل التواصل الاجتماعي. في ظل التحوّل الرقمي تحرص مكاتب الخدمات على صنع وجود لها في مختلف منصات وسائل التواصل الاجتماعي، مما سهل عملية البحث عنها من قِبل العميل.
- الخطوة الرابعة: بعد البحث على الإنترنت، اقرأ التقييمات والردود التي يتركها العملاء السابقون لتأخذ فكرة شاملة عن هذا المكتب وهل يخرج العملاء منه سعيدون أم مستاؤون؟
- الخطوة الخامسة: استفسر من المكتب مباشرة، إذ غالباً ما تترك المكاتب وسائل الاتصال بها منشورة وواضحة. فأقصر وأبسط طريقة هي الحديث المباشر معها وأخذ المعلومات منها.
- الخطوة السادسة: في حالة التعامل معهم عن بعد، تأكد من وجود كيان لهم على أرض الواقع لتضمن حقوقك القانونية في حال حصل شيء سيء من قِبلهم -لاسمح الله- في المستقبل.
في حال أضناك البحث عن المكتب المناسب وكنت من سكان مكة وجُدة والطائف، فمؤسسة تامن خيارك الأول والآمن لتلبية جميع احتياجاتك بأجود ما يكون.
إلى هنا وصلنا إلى نهاية المقال الذي ناقشنا فيه كيفية التحديد الدقيق لمتطلباتنا، ثم البحث عن مكتب خدمات عامة مناسب لتلبيتها، مع الأخذ بالاعتبار المقاييس التي يجب مراعاتها أثناء البحث.
شارك بالنشرة البريدية لتكون أوّل العارفين بأخبار مؤسسة تامن وآخر مستجداتها.