تحتاج الكثير من الشركات والمؤسسات إلى مكتب الخدمات العامة، ولكن حاجتها تتفاوت زيادة ونقصاناً، وأول ما عليك معرفته عند التعامل مع مكتب الخدمات العامة هو كيفية اختيار المكتب الذي يلبي احتياجاتك من بين مئات المكاتب، وقد تناولنا ذلك في مقال سابق يمكنك الرجوع إليه.
ومن الملحوظ على المنشآت أنهم قد يعانون من تراكم الإجراءات الحكومية، وقد يحتاجون إلى تقارير دورية، أو إلى قياس معايير الامتثال المؤسسي، وقد يواجهون إشكالاً في التخطيط المالي والإداري، وفي هذا المقال سنتناول هذه المفاهيم بتوضيح شامل، ونبين كيف يمكن لمكتب الخدمات العامة مساعدة المنشآت فيها.
مكتب الخدمات العامة شريكك على الدوام
قد يعتقد البعض أن دور مكتب الخدمات العامة هو تقديم الخدمات بشكل فردي، أي أن عليهم أن يطلبوا خدمة معينة كل ما استجد عليهم أمر ما ثم ينفذها مكتب الخدمات، وينتهي كل شيء عند هذا الحد.
هذه الطريقة قد تكون نافعة، ولكنها على المدى الطويل تتسبب بهدر مالي، خصوصا على مستوى المنشآت الصغيرة والمتوسطة، والأفضل من ذلك هو تعيين مختصين من مكاتب الخدمات يؤدون هذه المهام بشكل دوري ومستمر؛ إذ إن ذلك أوفر للمال وأدق للمعاملات وأيسر للمنشآت.
تواصل مكتب الخدمات الفعّال مع العملاء
قد تسبب المتابعة المستمرة للإجراءات القانونية وتنبيهاتها المهمة مشكلة لبعض المنشآت، وهنا يأتي دور مؤسسة تامن لتقديم الخدمات العامة وغيرها من المكاتب، إذ تعد هذه الخدمة من صميم عمل مكتب الخدمات، فيعمل على إنشاء قاعدة بيانات للعملاء مهما بلغ حجمها، تساعد على التحكم الكامل في مخرجات الأعمال، الأمر الذي يجعل تجربة التعامل مع المكتب مميزة وراقية.
ومما تجدر الإشارة إليه أن أهم مميزات هذه الخدمة هي التنبيهات بقرب مواعيد الإجراءات والتنفيذ، فإنه لا توجد منشأة لا تمر عليها أوقات وفترات تستلم فيها كمّاً هائلاً من الرسائل لمواعيد اقتراب التجديد أو انتهاء بعض العقود والإقامات والإجراءات الحكومية، والتي قد يترتب عليها عواقب وخيمة، وأضرار جسيمة، من غرامات ومخالفات وغيرها.
هنا يأتي دور مكتب الخدمات الخبير في تواصله الفعّال والمستمر مع العميل، بتنبيهه بكافة الإجراءات النظامية الضرورية وترتيبها له بحسب الأولوية، مع الأخذ بالاعتبار حجم الضرر المترتب على كل إجراء،كل ذلك ليتفادى العميل الغرامات والمخالفات، وينجز أعماله بأسرع ما يمكن.
وهنا نتميز في مؤسسة تامن بخبرتنا الممتدة لأكثر من ٢٠ سنة، ونحن نعرف جيّداً احتياجات عملائنا ونفهما كما ينبغي ونلبيها بسرعة ودقة وإتقان.
تقديم التقارير الدورية
للتقارير أهمية كبيرة للمنشآت بكافة أنواعها، فمن خلالها يمكنك الاطلاع بدقة على أعمالك، بالإضافة إلى قياس حجم العمليات التشغيلية في منشأتك، ومراقبة الأدوار الوظيفية، ومعرفة التكاليف المتعلقة بالعمليات المنفذة.
لذلك يحرص مكتب الخدمات العامة على جعل هذه الخدمة من الخدمات الأساسية لديه، فيقدم التقارير عن المعاملات المنجزة للمنشأة بشكل دوري، فيساعد بذلك المنشأة على ضبط التكاليف ومتابعتها.
قياس معايير الامتثال المؤسسي
الامتثال المؤسسي: هو فعل تطبيق القواعد والقوانين واللوائح. وهو ينطبق على المتطلبات القانونية والتنظيمية التي تضعها الهيئات المتخصصة، وكذلك على سياسات الشركة الداخلية. (رابط خارجي)
تحتاج المنشآت بين الفينة والأخرى إلى قياس نسبة التزامها بمعايير الامتثال المؤسسي، وهذا قد يكلفها وقتاً وجهداً وأموالاً طائلة، مما يجعل الحاجة ماسة إلى من يقدم هذه الخدمة، وقلّ أن تجد مكاتب خدمات تقدمها، ولكننا في مؤسسة تامن نعلم مدى أهمية هذه الخدمة، بل ونحرص من خلالها على زيارة عملائنا في منشآتهم لقياس مدى التزامهم بمعايير الامتثال المؤسسي.
المساعدة في التخطيط المالي والإداري
يعد التخطيط المالي والإداري من العوامل المهمة في أي منظومة، ويمكن أن نلخص أهميته فيما يلي:
- الوضوح في أهداف العمل.
- الإدارة الذكية للتدفق النقدي.
- استخدام الميزانية بحكمة.
- التخفيضات اللازمة في التكاليف.
- تقليل المخاطر.
- إدارة الأزمات.
- إنشاء خارطة طريق للنمو.
ودور مكتب الخدمات الاحترافي هو مساعدة المنشآت في التخطيط المالي والإداري والتركيز على مواكبة التطور الرقمي، وزيادة الظهور الرقمي لمشاريعها بأسهل الطرق وأقل التكاليف.
إلى هنا نتبيّن مدى حاجة الكيانات التجارية إلى مكاتب الخدمات، فهي لا تقتصر على إجراء المعاملات الحكومية بمقابل مادية، بل هي شريك على المدى الطويل يساهم في العملية التنموية للمنشأة لتحقيق الاستدامة والربحية بما يتوافق مع رؤية المملكة 2030.